Bắc Kinh, ngày 28 tháng 11 năm 2024 - Trong môi trường kinh doanh chuyển động nhanh ngày nay, tầm quan trọng của quản lý tài liệu doanh nghiệp ngày càng nổi bật, đặc biệt là đối với các ngành có yêu cầu cao về lưu lượng tài liệu như ngành vận chuyển và sản xuất, độ chính xác và hiệu quả của tài liệu có liên quan trực tiếp.
Để tiến hành kinh doanh suôn sẻ. Tuy nhiên, phương pháp quản lý tài liệu nhân tạo truyền thống dường như không thể đối phó với số lượng lớn tài liệu, không chỉ tốn thời gian và công sức mà còn dễ bị lỗi.
Trong bối cảnh đó, một phần mềm quản lý tài liệu thông minh có tên "SmartScan" đã ra đời, mang lại những thay đổi mang tính cách mạng cho quản lý tài liệu doanh nghiệp với chức năng đặt tên nhận dạng mã vạch độc đáo, đặt tên vòng tròn nội dung và trích xuất dữ liệu CSV.
Gần đây, nhân viên phỏng vấn đã đến thăm một số công ty vận chuyển và sản xuất sử dụng phần mềm quét dễ dàng của Huakeyi, đích thân trải nghiệm hiệu quả đáng kể của phần mềm thông minh này trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu của công ty.
Đặt tên nhận dạng mã vạch: Đơn giản hóa quy trình lưu trữ và nâng cao hiệu quả
Trong ngành vận chuyển, các tài liệu như hóa đơn vận chuyển, hóa đơn vận chuyển chất đống như núi, mã vạch một chiều trên mỗi tài liệu đều mang thông tin quan trọng, là cơ sở quan trọng để theo dõi và truy vấn tiếp theo.
Tuy nhiên, các phương pháp lưu trữ truyền thống thường dựa vào nhận dạng mã vạch thủ công và nhập tên tệp theo cách thủ công, không hiệu quả và dễ bị lỗi. Phần mềm Huakoyi-Easy Scan giải quyết vấn đề này một cách hoàn hảo.
Thông qua công nghệ nhận dạng mã vạch tiên tiến, hệ thống có thể tự động xác định thông tin mã vạch trong tệp và tự động đặt tên kho lưu trữ theo quy tắc đặt trước mà không cần sự can thiệp của con người.
"Kể từ khi sử dụng Huakoyi-Easy Scan, công việc nộp đơn vận chuyển của chúng tôi đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết".
Quản lý Trương, người đứng đầu một công ty vận chuyển lớn, cho biết, "Trước đây, chúng tôi cần ít nhất hai nhân viên chuyên sắp xếp và nộp đơn giao hàng, nhưng bây giờ, với sự trợ giúp của Huakeyi-Easy Scan, công việc này có thể được hoàn thành gần như hoàn toàn tự động, không chỉ tiết kiệm chi phí lao động mà còn cải thiện đáng kể hiệu quả công việc".
Điều đáng chú ý là Huakeyi-Easy Scan không chỉ hài lòng với việc tự động xác định mã vạch đầu tiên trong tài liệu. Chức năng Smart Capture tích hợp của nó còn có thể sử dụng công cụ OCR để xác định các khu vực cụ thể của tài liệu và hỗ trợ người dùng đặt quy tắc đặt tên tài liệu theo nhu cầu của riêng họ.
Điều này có nghĩa là ngay cả khi có nhiều mã vạch trong tệp hoặc cần trích xuất thông tin cụ thể làm tên tệp, Hua Ke Yi-Easy Scan cũng có thể dễ dàng xử lý, thực hiện quản lý tài liệu được cá nhân hóa và chính xác.
Chọn tên vòng tròn nội dung: Đáp ứng linh hoạt nhu cầu đa dạng
Trong ngành sản xuất, các loại tài liệu như bản vẽ và tài liệu kỹ thuật cũng cần được quản lý hiệu quả. Những tài liệu này thường chứa rất nhiều thông tin phức tạp, rất khó để lưu trữ chính xác theo cách truyền thống. Chức năng đặt tên vòng tròn nội dung dễ quét của Huakoyi cung cấp giải pháp hoàn hảo cho vấn đề này.
Người dùng chỉ cần chọn khu vực thông tin cần trích xuất làm tên tệp trên giao diện phần mềm và hệ thống có thể tự động xác định và đặt tên cho kho lưu trữ.
"Chức năng đặt tên vòng tròn nội dung của Huakeyi-Dễ dàng quét đơn giản là quá thực tế đối với ngành sản xuất của chúng tôi". Li Gong, giám đốc kỹ thuật của một công ty sản xuất máy móc, thở dài, "Chúng tôi thường phải xử lý rất nhiều bản vẽ và tài liệu kỹ thuật, thông tin trên các tài liệu này thường rất phức tạp.
Trước đây, chúng tôi phải mất rất nhiều thời gian để nhập tên tệp theo cách thủ công khi lưu trữ các tệp này, nhưng bây giờ, chỉ cần chọn hộp đơn giản, hệ thống có thể tự động hoàn thành đặt tên và lưu trữ, giảm đáng kể khối lượng công việc của chúng tôi.
Trích xuất dữ liệu CSV: Kết nối liền mạch các hệ thống doanh nghiệp để chia sẻ dữ liệu
Ngoài việc đặt tên nhận dạng mã vạch và đặt tên vòng tròn nội dung, chức năng trích xuất dữ liệu CSV dễ quét của Huakoyi cũng là một trong những tính năng cốt lõi được đánh giá cao của nó.
Trong quá trình quét tệp hàng loạt, hệ thống có thể tự động xác định và trích xuất thông tin chính trong tệp, chẳng hạn như mã vạch, ngày tháng, số lượng, v.v. và xuất thông tin này ở định dạng CSV.
Chức năng này không chỉ thuận tiện cho người dùng thực hiện phân tích và xử lý dữ liệu tiếp theo mà còn có thể kết nối liền mạch với hệ thống hoặc nền tảng lưu trữ tệp độc quyền của doanh nghiệp, thực hiện chia sẻ dữ liệu theo thời gian thực và công việc hợp tác.
"Khả năng trích xuất dữ liệu CSV của Huakoyi-Easy Scan cung cấp hỗ trợ mạnh mẽ cho quá trình chuyển đổi kỹ thuật số của doanh nghiệp chúng tôi".
Giám đốc Vương, người đứng đầu bộ phận thông tin của một công ty sản xuất sản phẩm điện tử, cho biết, "Thông qua chức năng này, chúng tôi có thể dễ dàng nhập thông tin tệp được quét vào hệ thống ERP của chúng tôi, thực hiện xử lý tự động và cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động và khả năng ra quyết định của công ty".
Kết luận
Với sự ra đời của thời đại kỹ thuật số, quản lý tài liệu doanh nghiệp đang dần phát triển theo hướng thông minh hóa và tự động hóa.
Là một phần mềm quản lý tài liệu thông minh tích hợp chức năng đặt tên nhận dạng mã vạch, đặt tên vòng tròn nội dung và trích xuất dữ liệu CSV, với hiệu suất tuyệt vời và các kịch bản ứng dụng rộng rãi, Hua Keyi-Easy Scan đang trở thành giải pháp ưu tiên cho ngành vận chuyển và sản xuất.
Thông qua Huakeyi-Easy Scan, các doanh nghiệp không chỉ có thể thực hiện quản lý hiệu quả và truy xuất nhanh tài liệu mà còn thúc đẩy tối ưu hóa quy trình kinh doanh và chuyển đổi kỹ thuật số.
Chúng tôi có lý do để tin rằng trong những ngày tới, Huakoyi-Easy Scan sẽ tiếp tục dẫn đầu thời trang mới của quản lý tài liệu doanh nghiệp và tạo động lực mạnh mẽ cho sự phát triển liên tục của doanh nghiệp.
